Terminflickenteppich ade - KI als Schlüssel für eine bessere Meetingkultur

Eine ineffiziente Meetingkultur in Organisationen kann gravierende Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben. Dazu gehören Einbußen bei Innovationskraft, Produktivität, der Abgang von Schlüsselpersonal, gesteigerter Stress bei Mitarbeitenden oder Beeinträchtigungen der mentalen Gesundheit. Wie die Meetingkultur mithilfe Künstlicher Intelligenz (KI) verbessert werden kann, erklären unsere Gastautoren Noah Bani-Harouni und Nils Moeller.

Was verstehen wir unter Meetingkultur?

Der klassische Begriff der Meetingkultur mag auf den ersten Blick ausreichend erscheinen: geplante Zusammenkünfte, bei denen Teams diskutieren, entscheiden und Informationen austauschen. Doch eine effektive Meetingkultur beginnt weit vor dem eigentlichen Treffen und endet nicht mit dem Verlassen des Konferenzraums. Sie umfasst vier wesentliche Phasen: Vorbereitung, Terminierung, Durchführung und Nachbereitung. Jede dieser Phasen ist entscheidend für den Erfolg des gesamten Prozesses und bietet spezifische Anknüpfungspunkte, bei denen KI zu Verbesserungen beitragen kann.

Vorbereitung des Meetings

Die Vorbereitung ist das Fundament eines erfolgreichen Meetings, da hier der Grundstein für den Erfolg des gesamten Treffens gelegt wird. KI kann hier unterstützen, indem sie hilft, relevante Informationen und Dokumente zu sammeln und zu organisieren. Intelligente Assistenzsysteme können automatisch die notwendigen Ressourcen aus vergangenen Diskussionen und Dateiablagen zusammentragen und die am besten geeigneten Personen für das Meeting auswählen.

Terminierung des Meetings

Die Terminfindung für ein Meeting kann oft eine Herausforderung sein, besonders in großen Teams oder bei Teilnehmenden aus verschiedenen Zeitzonen. KI-gesteuerte Tools optimieren diesen Prozess durch Algorithmen, die die Verfügbarkeiten aller Teilnehmenden abgleichen und automatisch Vorschläge für passende Zeiten anbieten. Diese Systeme können Prioritäten und Dringlichkeiten von Meetings erkennen sowie smarte Pausen nach Back-to-Back Meetings einbauen und entsprechend planen, damit wichtige Treffen zeitgerecht und ohne Stress stattfinden.

Es ist wichtig, die Produktivitätsphasen der Mitarbeitenden einzuplanen und den Kalender für alle intelligent zu strukturieren, sodass möglichst viel ablenkungsfreie Arbeitszeit entsteht. Schlecht terminierte Meetings können zu einem erheblichen Produktivitätsverlust führen. Eine Person benötigt im Durchschnitt etwa 23 Minuten, um sich nach einer Unterbrechung wieder in eine Thematik einzuarbeiten. Wenn Kalender aussehen wie Terminflickenteppiche, ist produktives Arbeiten oftmals kaum noch möglich.

Durchführung des Meetings

Während des Meetings kann KI dazu beitragen, dass die Zeit optimal genutzt wird. Beispielsweise können Spracherkennungstechnologien genutzt werden, um Diskussionen in Echtzeit zu transkribieren und wichtige Gesprächspunkte zu markieren. Intelligente Meeting-Assistenten können Aktionselemente erkennen und zuweisen sowie die Stimmungslage der Teilnehmenden prüfen und dem Meetingorganisator entsprechende Einsichten geben.

Nachbereitung des Meetings

Nach dem Meeting ist vor dem Meeting, da die Nachbereitung entscheidend ist, um die Ergebnisse des Meetings effektiv zu nutzen. KI kann hier unterstützen, indem sie aus den transkribierten Notizen automatisch To-do-Listen erstellt und die Ergebnisse den richtigen Projekten und Personen zuordnet. Automatisierte Follow-up-Emails können sicherstellen, dass alle Teilnehmenden wissen, was die nächsten Schritte sind.

Mehr Effizienz und Zufriedenheit

Durch die Integration von KI in jede dieser Phasen kann die Meetingkultur eines Unternehmens signifikant verbessert werden. Nicht nur die Effizienz wird verbessert, sondern auch die Zufriedenheit und das Stress-Level der Mitarbeitenden, da weniger Zeit in unproduktiven Phasen verschwendet wird und mehr Zeit für die wesentlichen Tätigkeiten bleibt.

Mit intelligenten Tools wie Zelvor, die speziell für diese Prozesse entwickelt wurden, stehen wir am Beginn einer neuen Ära der Meetingkultur. Zelvors KI-Meeting-Assistent plant interne und externe Meetings intelligent und optimiert Teamkalender basierend auf Präferenzen und Produktivitätskurven. Indem Meetings organisiert und Pausen automatisch integriert werden, minimiert das Tool Ablenkungen und maximiert ungestörte Arbeitszeit, was die Produktivität des gesamten Teams und die mentale Gesundheit verbessert.

Zukunft der Meetingkultur: Visionen und Grenzen von KI

KI-Technologien können erheblich dazu beitragen, die Effizienz von Meetings zu steigern und die Arbeitsatmosphäre zu verbessern, indem sie Routineaufgaben automatisieren und eine datenbasierte Entscheidungsfindung ermöglichen. Während KI jedoch hervorragend darin ist, Muster zu erkennen und Vorschläge zu generieren, bleibt die endgültige Entscheidungsfindung und kritische Bewertung dieser Vorschläge eine menschliche Aufgabe. KI kann Terminfindungen optimieren und Gespräche transkribieren, doch ein Bewusstsein und Engagement auf Führungsebene ist unerlässlich, um eine wirklich positive Meetingkultur zu fördern.

Nur durch das Zusammenspiel von Menschen und Technologie kann eine nachhaltige Verbesserung der Meetingkultur erreicht werden. Wo genau dieser Weg uns hinführen wird, bleibt spannend. Doch eines ist sicher: Die Reise wird unsere Arbeitsweise nachhaltig verändern.

(Titelbild: Moe Magners/Pexels)